Trong thời đại công nghệ 4.0, phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ ngày càng được nhiều cơ quan và doanh nghiệp quan tâm. Vậy số hóa tài liệu đem lại những lợi ích gì so với phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống, cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Cùng tìm hiểu về khái niệm Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là gì? Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte.
Khi cơ quan, doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn, khối lượng tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Do đó, việc lưu trữ “tài sản” khổng lồ này luôn gây lãng phí không gian và rất khó quản lý. Từ đây, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời.
Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
Việc số hóa tài liệu không giới hạn loại tài liệu. Tuy nhiên, nếu bạn đang bắt đầu chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy sang các phiên bản điện tử, bạn nên ưu tiên các loại tài liệu sau: Thư từ chính thức Giấy tờ tài chính Hợp đồng thỏa thuận Hồ sơ bệnh án Hồ sơ nhân sự Hóa đơn và biên lai Bản đồ khảo sát …
Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, hãy cần nhắc những gì “quan trọng” và “kém quan trọng”. Điều này để phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị.
Quy trình số hóa tài liệu hiện nay
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ bao gồm 3 thành phần chính: phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Từng doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa tài liệu khác nhau tùy thuộc vào mục đích số hóa. Nhưng nhìn chung, quy trình số hóa phổ thông bao gồm 5 bước chính sau đây:
- Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ: Tài liệu sẽ được thu thập dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Ví dụ: mục đích của doanh nghiệp là số hóa các tài liệu liên quan đến thông tin nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ phải chuẩn bị: hợp đồng lao động, thông tin cá nhân, bảng lương,…
- Bước 2: Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng cũng như phân loại tài liệu; chú ý loại bỏ các tài liệu hư hỏng. Tài liệu khác nhau thì kỹ thuật scan cũng khác nhau.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
- Bước 4: Kiểm tra tài liệu: Sau khi kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa, nếu chất lượng chưa đạt thì phải tiến hành sửa lại.
- Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Những lợi ích mà số hóa tài liệu đem đến cho doanh nghiệp
Có nhiều lý do dẫn đến việc số hóa tài liệu trở nên quan trọng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Những lợi ích sau sẽ lý giải cho chúng ta biết “Tại sao nên số hóa tài liệu”
Đảm bảo an toàn cho dữ liệu: Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mất hồ sơ. Đã qua rồi cái thời bạn phải mở tủ hồ sơ của mình và lục lọi khắp mọi nơi để tìm kiếm các tập tin. Với các tài liệu số hóa đã được phân loại và sắp xếp khoa học, bây giờ bạn có thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng.
Tiết kiệm thời gian: Các nhân viên của doanh nghiệp có thể truy xuất tài liệu từ các địa điểm và phòng ban khác nhau trong cùng một lúc, việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn.
Cải thiện an ninh: Việc truy cập thông tin và tài liệu được duy trì một cách an toàn và có cấu trúc. Các quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu được kiểm soát bởi doanh nghiệp. Đây là một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu.
Kiểm soát chất lượng tốt: Doanh nghiệp có thể kiểm soát các thay đổi & các sửa đổi của tài liệu. Quá trình này diễn ra dễ dàng mà không tốn tiền vào việc thay đổi các loại tài liệu giấy. Do đó, điều này cũng giúp duy trì sự thân thiện với môi trường.
Hợp tác dễ dàng: Giúp sự hợp tác giữa những người dùng trong việc tạo, sửa đổi và quản lý cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Sẽ rất khó khăn cho các nhân viên của Doanh nghiệp trong việc chuyển đổi qua lại các tài liệu giấy tại nơi làm việc.
Xử lý nhanh chóng: Các nghiệp vụ của số hóa tài liệu như nắm bắt, trích xuất thông tin từ các tài liệu giấy và tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhờ vào tính năng OCR (đọc văn bản của tài liệu được quét và tự động lưu).
Tìm kiếm dễ dàng: Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháp lưu trữ thông thường. Tài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Dễ dàng phục hồi: Việc phục hồi trạng thái lưu trữ của các bản sao vật lý và tài liệu ở định dạng điện tử trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy.
Dễ dàng gửi và phân phối tài liệu: Số hóa tài liệu cho phép doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua email, fax, SMS, bưu điện, FTP, web. Việc này có thể được thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống. Rõ ràng là số hóa tài liệu đi kèm với một bộ tính năng và lợi ích tuyệt vời.
Điều tốt nhất là số hóa tài liệu thân thiện với môi trường khi hạn chế sử dụng tài liệu giấy, và là một bước tiến lớn để góp phần trong việc bảo tồn tài nguyên trên hành tinh này.