Máy scan là thiết bị phổ biến, được sử dụng nhiều hiện nay khi mà nhu cầu chuyển đổi số là yêu cầu bắt buộc trên con đường đến gần hơn với thành công của các doanh nghiệp. Vậy đang có những loại máy scan được ưa chuộng nhiều nhất?
Điều gì giúp máy scan được sử dụng nhiều?
Máy scan một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh từ các giấy tờ văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí, hình ảnh… thành tệp dữ liệu hình ảnh sau đó được hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính.
Loại máy này giúp cho:
- Thông tin được bảo mật an toàn tuyệt đối
- Hoạt động chọn lọc, tìm kiếm tài liệu siêu nhanh, đơn giản
- Tài liệu sau khi scan có thể chia sẻ qua email, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào
- Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên so với phương pháp truyền thống tìm kiếm tài liệu lưu trữ thủ công chậm chạp, tốn kém thời gian
- Scan tài liệu lưu trên những ứng dụng lưu trữ (đám mây, Google Drive…) giúp bạn khôi phục lại những dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
Quy trình scan tài liệu bằng máy scan
Để thực hiện scan tài liệu một cách nhanh chóng nhất bạn cần thực hiện theo quy trình các bước dưới đây:
- Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan
Sau khi kết nối máy tính vào máy scan, bạn hãy úp tài liệu cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.
- Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Bạn hãy mở phần mềm scan để có thể điều chỉnh phần tài liệu scan theo các định dạng mong muốn như: kích thước, màu, trắng, đen,… Sau đó nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan..
Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Khi lưu bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc mặc định.
- Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi scan xong có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình chỉnh sửa Adobe Acrobat để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp các loại tài liệu khác nhau thành file tổng. Ngoài ra, bạn cũng có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét…
Những máy scan phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây sẽ là 7 loại máy scan được ưa chuộng, sử dụng nhiều nhất:
- Máy scan hình phẳng (Flatbed)
Máy scan phẳng là loại máy scan được sử dụng phổ biến nhất, có cơ chế hoạt động gần giống với máy photocopy. Khi quét ảnh, bạn phải đặt ảnh trên mặt phẳng và đèn để quét ảnh.
Máy scan hình phẳng đem lại chất lượng cao nhất. Hơn nữa một số dòng máy này còn có tính năng quét phim, chức năng này chuyển hình ảnh từ phim qua hình ảnh dạng số.
- Máy scan di động
Đây là loại máy có cấu tạo gần như máy scan phẳng, thiết kế gọn nhẹ, dễ dàng đem theo khi cần di chuyển.
Do đó mà bạn có thể đặt máy scan di động ở bất kì vị trí nào mong muốn. Nhưng máy có hạn chế đó là người dùng chỉ có thể scan từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động nên sẽ tốn thời gian cho việc scan tài liệu với thiết bị này.
Vậy nên mọi người hay chọn máy scan di động khi công việc cần di chuyển.
- Máy scan sách (Book)
Loại máy này dùng chủ yếu để quét sách, cho ra hình ảnh rõ nét đến 2mm từ giấy sách nhờ vào việc áp dụng công nghệ SEETM tiên tiến.
- Máy scan ADF
Máy scan ADF là loại máy scan được ưa chuộng nhất trên thị trường hiện nay vì máy có hệ thống nạp giấy tự động.
Cùng đó máy có thiết kế khá nhỏ gọn, bạn có thể dễ dàng đặt nó ở trên bàn làm việc dễ dàng thao tác hay di chuyển đi nơi khác.
- Máy quét hình nạp giấy (Sheetfed)
Máy scan loại này có khả năng nạp giấy theo từng trang giống như máy in giúp việc quét tài liệu dạng rời một cách nhanh chóng.
Máy phù hợp khi có nhu cầu quét nhiều trang tài liệu rời. Nhược điểm của máy là không thể quét được các tài liệu đã đóng thành cuốn.
- Máy scan 3D
Máy scan 3D hay máy quét hình 3 chiều có chức năng quét các vật thể 3 chiều nên thường được sử dụng để tạo các mô hình 3 chiều.
Máy scan 3D ứng dụng nhiều trong các ngành giải trí như sản xuất phim, trò chơi, thiết kế in ấn, video, đồ họa….
- Máy scan đa chức năng
Loại máy scan này được tích hợp chức năng quét/in đa tính năng (scan, in, photo, gửi fax,…).
Máy thực hiện công dụng quét hình mà vừa có khả năng in đen trắng (laser) hoặc in màu. Nếu quy mô văn phòng vừa và nhỏ thì loại máy này chính là sự lựa chọn mà bạn không hề bỏ qua.
Trên đây là thông tin về những máy scan phổ biến trên thị trường. Nếu muốn chọn được loại máy scan phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình hãy liên hệ Software – địa chỉ cho thuê máy scan, cung cấp dịch vụ scan tài liệu uy tín uy tín hàng đầu tại Việt Nam để được hỗ trợ nhé!