Tầm quan trọng của chuyển đổi số là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh việc tạo ra những cơ hội “tái sinh” mới cùng “lực đẩy” giúp doanh nghiệp bứt phá thì việc làm sao để xây dựng một quy trình chuyển đổi số hoàn chỉnh và phù hợp cũng đang là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi không phải ai cũng hiểu rõ chuyển đổi số là gì và các bước trong quy trình chuyển đổi số.
Theo thông tin từ Công ty dữ liệu quốc tế IDC, có gần 90% doanh nghiệp đang bắt đầu chuyển đổi số và có hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp đều nhận xét xem vấn đề chuyển đổi số là vấn đề sống còn.
Bài toán mà các doanh nghiệp cần xử lý đó là: Làm thế nào để tăng trưởng, có thể thêm khách hàng và tăng tối đa lợi nhuận. Chuyển đổi số là một cách giúp doanh nghiệp có thể thể hiện sự vượt trội. Sự thay đổi chóng mặt của thị trường là lý do mà nếu không chuyển đổi số thì tính cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ giảm vài bậc hoặc có thể bị đánh bay khỏi thị trường.
Sau đây là 10 bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp được chia thành bốn phần chính:
Phần I. Hiểu về chuyển đổi số, những điều cần biết về chuyển đổi số trước khi đưa ra các quyết định thay đổi cho doanh nghiệp
Bước 1: Hiểu được tại sao doanh nghiệp của mình cần phải chuyển đổi số?
Đây là bước quan trọng nhất, chuyển đổi số giúp liên kết các phòng ban, tối ưu hóa quy trình, tạo ra môi trường làm việc minh bạch trong doanh nghiệp qua đó giúp tăng năng suất lao động và đảm bảo các mục tiêu chiến lược.
Chuyển đổi số là cách giúp doanh nghiệp thể hiện sự vượt trội trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Mang lại nhiều lợi ích như vậy, nhưng thực sự chuyển đổi số là gì?
Bước 2: Hiểu được bản chất của chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ đang phổ biến trong giai đoạn gần đây, mô tả việc ứng dụng công nghệ ở tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số không đơn giản chỉ là số hóa và áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp, mà chuyển đổi số nói đến quá trình sử dụng công nghệ để tạo ra hoặc sửa đổi quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nhiệm khách hàng hiện nay.
Vậy chuyển đổi số và số hóa thì khác nhau như thế nào?
Số hóa là việc chuyển đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số là sử dụng các số liệu được số hóa rồi, sau đó chúng ta sử dụng các công nghệ như AI, Big data để phân tích dữ liệu, chuyển đổi nó để tạo ra các giá trị khác, có thể là một quyết định trong kinh doanh, hoặc là một chiến lược mới trong kinh doanh.
Một số ví dụ cho thấy sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số:
| Số hóa | Chuyển đổi số |
| Scan tài liệu giấy và lưu chúng dưới dạng tài liệu số (file mềm). | Phân tích số liệu thu thập bằng các thiết bị có liên kết với Internet để tìm các doanh thu mới. |
| Chuyển đổi báo cáo giấy sang file kỹ thuật số, như PDF. | CTải bản PDF của một báo cáo quan trọng lên ổ đĩa đám mây của công ty và chia sẻ nó với các nhóm liên quan để cho phép họ sử dụng dữ liệu trong công việc hàng ngày; |
| Chuyển đổi checklist bằng giấy sang checklist bằng ứng dụng, như ứng dụng nhắc nhở của Apple. | Chuyển đổi tệp bảng tính được lưu trên ổ cứng của một máy tính sang định dạng đám mây có thể được sử dụng đồng thời bởi nhiều người dùng (ví dụ: thông qua Office 365 hoặc Google Documents); |
| Ghi âm thuyết trình hay cuộc gọi. | Tải các tệp video từ ổ cứng lên các dịch vụ phát trực tuyến video của công ty (sử dụng nội bộ hoặc bên ngoài). |
Một số hiểu lầm cơ bản về chuyển đổi số:
Thứ nhất là làm nhanh, làm nhiều đồng nghĩa với hiệu quả: Không phải tất cả các vấn đề của doanh nghiệp đều cần số hóa. Tâm lý nóng vội, ứng dụng nhiều xu hướng công nghệ vào doanh nghiệp lại là nguyên nhân lớn khiến doanh nghiệp bị thất bại, doanh nghiệp khi đó sẽ bị sa đà, không đủ nguồn lực và thời gian để giải quyết các vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp.
Thứ hai là chuyển đổi số sẽ thành công ngay khi áp dụng công nghệ: Bạn phải nhớ rằng công nghệ chỉ là công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ không đủ để đảm bảo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thành công của chuyển đổi số phải nằm ở tư duy số hóa cởi mở, văn hóa doanh nghiệp và cách thức giải quyết vấn đề nhanh nhạy.
Thứ ba là chuyển đổi số chỉ là công việc của các ông lớn công nghệ: Đây lại là một sai lầm trong việc chuyển đổi số. Chuyển đổi số là sân chơi công bằng cho tất cả các doanh nghiệp, mà từ đó bất kỳ ai chủ động, nhanh nhạy có khả năng tìm được miếng bánh phù hợp với mình.
Bước 3: Các yếu tố cần thiết để có thể chuyển đổi số thành công
Thứ nhất là chiến lược và văn hóa chuyển đổi số: Văn hóa số tạo tiền đề quan trọng cho sự ứng dụng thành công chiến lược chuyển đổi số.
Thứ hai là gắn kết và tối ưu trải nghiệm của khách hàng: Khách hàng là người quyết định trong câu chuyện phát triển doanh nghiệp của bạn.
Thứ ba là quy trình cải tiến: Cải tiến quy trình nhằm tăng năng suất, tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Một môi trường văn hóa mạnh giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp đi đúng định hướng ban đầu và giúp doanh nghiệp tạo ra những giá trị trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Thứ tư là sự quyết đoán khi sử dụng công nghệ: Thị trường không có chỗ cho người chần chừ. Tuổi đời của một doanh nghiệp ngày càng ngắn lại, doanh nghiệp chậm chễ sẽ nhường đường cho các doanh nghiệp trẻ, nhanh nhạy, biết tận dụng thế mạnh công nghệ và thời cơ.
Cuối cùng là doanh nghiệp cần biết quản lý và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp của mình từ những dữ liệu đã được phân tích: Doanh nghiệp cần có một người có thể phân tích dữ liệu lớn để có thể chuyển đổi dữ liệu đó thành tài sản cho doanh nghiệp, biến con số vô tri thành tài sản biết nói cho doanh nghiệp, từ đó giúp đưa ra các quyết định đúng đắn.
Phần II: Các công việc cần chuẩn bị trước khi thực thi chuyển đổi số
Bước 4: Chọn đội ngũ tiên phong
Chọn ra những người tiên phong mong muốn áp dụng chuyển đổi số vào để thay đổi cách thức làm việc chưa tối ưu của mình. Đội ngũ tiên phong bao gồm người tiên phong thích sử dụng công nghệ, người có tầm ảnh hưởng trong doanh nghiệp, quản lý dự án, trưởng đội ngũ công nghệ thông tin, trưởng đội ngũ truyền thông nội bộ.
Đội ngũ tiên phong sẽ là những người đầu tiên sử dụng sản phẩm công nghệ và cũng là những người hỗ trợ trong việc khuếch trương thành công của chuyển đổi số ra toàn doanh nghiệp, từ đó chuyển đổi số có thể phát triển trong doanh nghiệp của bạn.
Bước 5: Xây dựng văn hóa và chiến lược chuyển đổi số
Chỉ sau khi có một chiến lược đúng đắn, văn hóa và mô hình kinh doanh mới được áp dụng. Chuyển đổi số chỉ xẩy ra khi con người, doanh nghiệp và công nghệ kết hợp lại và thành công chỉ xẩy ra khi doanh nghiệp vận dụng có hiệu quả dữ liệu số có được nhờ công nghệ.
Bước 6: Đánh giá nguồn lực đang có
Thứ nhất là khảo sát hiện trạng doanh nghiệp: Nhằm đánh giá lại các nguồn lực đang có sẵn, nắm được đâu là nguồn lực có thể vận dụng trong chuyển đổi số, đâu là những nguồn lực cần thay đổi để phù hợp với việc chuyển đổi số và mục tiêu chiến lược. Tầm nhìn và sứ mệnh đảm bảo việc chuyển đổi số sẽ luôn phù hợp với mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp.
Thứ hai là nhân sự có học hỏi và chịu phát triển hay không: Bạn cần nắm rõ được sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp để biết được chuyển đổi số sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sự vận hành của doanh nghiệp. Bạn cũng cần nhận biết được khả năng của nhân sự trong doanh nghiệp, độ sẵn sàng chuyển đổi hay thích nghi với công nghệ của họ để đưa ra đường hướng chuyển số phù hợp nhất. Có thể bạn sẽ phải loại bỏ một số người trong quá trình chuyển đổi số này, hoặc bạn phải rõ ràng về chiến lược và tư tưởng trong quá trình chuyển đổi số trong toàn doanh nghiệp của mình, từ đó nêu cao tinh thần học hỏi và chịu thay đổi của nhân sự trong toàn doanh nghiệp.
Thứ ba là quy trình: Quy trình giúp tối ưu vận hành và tự động hóa và tối ưu nguồn lực trong doanh nghiệp. Bạn cần tổng hợp lại những quy trình đang có và chuẩn bị cho bước số hóa và tối ưu quy trình này luôn, nếu chưa có bạn có thể bỏ qua bước này.
Thứ tư là công việc thường ngày và các loại báo cáo: Đây là một bước quan trọng bởi sẽ thống kê lại những công việc rời rạc nằm ngoài quy trình hoặc tạo tiền đề để xây dựng quy trình cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình thì việc liệt kê lại các công việc hằng ngày và các loại báo cáo là rất quan trọng.
Thứ năm là biểu mẫu và văn bản ban hành: Thống kê lại sẽ giúp bạn nhìn kỹ hơn các thủ tục hành chính đang có. Bạn cần phân biệt loại nào liên quan đến pháp lý, loại nào chỉ áp dụng trong nội bộ.
Thứ sáu là công cụ để đo lường và lưu trữ: Bạn cần xem lại các công cụ để lưu trữ và đo lường các dữ liệu của doanh nghiệp hiện nay là gì. Ví dụ: Công cụ để truyền thông sự kiện, công cụ để xử lý biểu mẫu doanh nghiệp, công cụ để xử lý quy trình, công cụ để quản lý công việc và ban hành văn bản, vv… Đây là những bước quan trọng để doanh nghiệp của bạn nắm được hiện trạng doanh nghiệp có đang hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra hay không.
Ví dụ khi cần xử lý hợp đồng khách hàng, bạn cần 5 ngày để đơn hàng đến tay khách hàng, tuy nhiên nếu không có công cụ bạn không thể biết được bước nào hay công việc nào trong quy trình xử lý hợp đồng đang tiêu tốn nhiều thời gian hơn, nguyên nhân của việc tiêu tốn nhiều thời gian đó là gì để có thể tìm hướng xử lý. Với việc áp dụng thước đo và công nghệ phù hợp bạn có thể nhanh chóng nhận ra điểm đó để giải quyết, giảm thời gian giao hàng xuống và làm khách hàng hài lòng hơn. Thêm vào đó, khi sử dụng công cụ bạn cũng có thể ban hành quy trình, những văn bản thống nhất trong doanh nghiệp để cho mọi nhân sự trong công ty đều có thể biết và thực hiện theo đúng quy trình và văn bản đã ban hành.
Thứ bảy là tài chính: Bạn sẵn sàng đầu tư bao nhiêu tiềm lực tài chính của mình để thực hiện và phục vụ cho quá trình chuyển đổi số, phục vụ cho quá trình cải tổ và chuyển đổi doanh nghiệp của mình.
Bước 7: Chọn công nghệ
Bạn cần đánh giá lại những công nghệ mà mình đang sử dụng để giải quyết bài toán của doanh nghiệp. Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng công cụ phổ biến như Facebook, Zalo, Excel, giấy nhớ để cập nhật kết quả công việc. Tuy nhiên những công cụ này vẫn không đủ để giải quyết triệt để các vấn đề của doanh nghiệp, bạn vẫn bị quên việc, kết quả công việc vẫn bị trôi theo các dòng tin nhắn và file excel thì không thể trao đổi một cách linh hoạt với đồng nghiệp. Doanh nghiệp vẫn còn vô vàn các bài toán cần giải, những bài toán này thay đổi liên tục theo thời gian, đó là lý do doanh nghiệp cần một lifeform, một nền tảng linh động có các module riêng biệt, có khả năng giải quyết vấn đề chuyên sâu nhất. Ứng dụng Base Platform là một nền tảng như vậy, với mọi quy mô và giai đoạn phát triển, bạn luôn có thể lựa chọn được các ứng dụng công nghệ phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của mình để có thể chuyển đổi cho doanh nghiệp.
Phần III: Lộ trình triển khai chuyển đổi số
Bước 8: Triển khai phần mềm công nghệ
Giai đoạn 1: Sau khi đã chọn được công nhệ, bước tiếp theo bạn sẽ thiết lập hệ thống công nghệ đó vào doanh nghiệp của mình. Dựa vào sự vận hành hiện có của doanh nghiệp, đội ngũ tiên phong sẽ thiết lập những dữ liệu thực tế lên trên phần mềm, đội ngũ tiên phong là những người hiểu và áp dụng phần mềm trước tiên, do đó đây là những người tham gia vào quá trình thiết lập hệ thống.
Giai đoạn 2: Triển khai với phòng ban và đội ngũ tiên phong. Sau khi đã nắm chắc về sản phẩm và cách ứng dụng, những người của nhóm tiên phong sẽ trực tiếp triển khai lại cho phòng ban của mình để nhân rộng tần suất ứng dụng phần mềm.
Giai đoạn 3: Áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp sau khoảng một tháng khi doanh nghiệp đã tìm ra những định hướng đúng đắn trong việc triển khai phần mềm cũng là lúc doanh nghiệp áp dụng phần mềm cho toàn bộ nhân sự. Thông thường cần từ 3 đến 6 tháng để mọi người có thể vận hành phần mềm một cách trơn chu. Trong thời gian này, bên cạnh các bước triển khai cơ bản, bạn cần đầu tư vào việc truyền thông nội bộ, ban hành quy định việc sử dụng văn bản và đặc biệt cần có các chế tài khen thưởng cho các cá nhân đóng góp trong quá trình số hóa của doanh nghiệp.
Bước 9: Tổ chức họp và đánh giá định kỳ
Khó khăn lớn nhất của việc chuyển đổi số đó là việc thay đổi một thói quen làm việc đã gắn liền với mỗi người từ rất lâu, những thói quen mới dù tốt nếu không được đầu tư đủ thời gian và nguồn lực sẽ dễ dàng bị trôi vào quên lãng. Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm được các vấn đều khi sử dụng phần mềm để có hướng xử lý phù hợp và đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi số cũng như là chuyển đổi cách thức làm việc trong doanh nghiệp.
Một số tips trong quá trình tổ chức các hoạt động đình kỳ:
– Họp 2 tuần/ lần, đặc biệt trong thời kỳ đầu để doanh nghiệp nắm được các vấn đề trong quá trình triển khai phần mềm. Nếu công ty không thể tập trung đông đủ, bạn có thể tổ chức theo phòng ban và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm đối với từng phòng ban.
– Khảo sát nhân sự về hiệu quả của phần mềm với công việc của họ.
– Có sự trao đổi và hợp tác với chuyên gia về phần mềm để có thể tự đánh giá và cải tiến tối ưu hóa trong quá trình triển khai phần mềm.
Bước 10: Đánh giá và tối ưu hóa bộ máy của doanh nghiệp
Sau mỗi một khoảng thời gian nhất định, bạn cần có những cuộc họp và báo cáo về kết quả triển khai phần mềm để bạn có thể nắm rõ một số thông tin như: Giá trị mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp; Kết quả làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp; Các vướng mắc khó khăn của doanh nghiệp từ dữ liệu của phần mềm chỉ ra.
Đây như là một bước thanh lọc, bạn đánh giá phần mềm này liệu có phù hợp và có mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của mình hay không, hoặc bạn có thể đánh giá được nhân viên của bạn có đang làm tốt, có đang chịu học hỏi và chịu thay đổi hay không và đánh giá được những quy trình công việc trong công ty của bạn đã đầy đủ và tối ưu hay chưa. Từ những đánh giá này, bạn sẽ đưa ra các quyết định phù hợp.
Nếu có nhu cầu thuê máy scan giá rẻ của Software quý khách hàng vui lòng liên hệ theo thông tin sau đây: