TC Group và Ricoh PFU hợp tác thúc đẩy số hóa tài liệu, nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành ưu tiên của nhiều doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, việc số hóa tài liệu, tự động hóa quy trình xử lý hồ sơ và tối ưu hóa hoạt động quản lý dữ liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng.
Sự kết hợp giữa TC Group và Ricoh mang đến hướng tiếp cận toàn diện cho bài toán số hóa tài liệu, kết hợp công nghệ máy quét chuyên dụng với phần mềm xử lý, nhận diện và trích xuất dữ liệu thông minh, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam.
Kết hợp công nghệ số hóa và tự động hóa thông minh
TC Group cung cấp các giải pháp chuyển đổi số và tự động hóa ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), hướng đến hỗ trợ doanh nghiệp và các đơn vị hành chính tối ưu nguồn lực, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và xây dựng hạ tầng số an toàn, bền vững.
Trong hệ sinh thái giải pháp của TC Group, TC Scan là phần mềm hỗ trợ quét, số hóa, nhận diện và trích xuất dữ liệu từ tài liệu giấy. Giải pháp giúp tự động hóa nhiều công đoạn xử lý hồ sơ, từ phân loại, đặt tên tệp đến sắp xếp và lưu trữ theo cấu trúc thống nhất.
Khi kết hợp với các dòng máy quét tài liệu RICOH do PFU phát triển, TC Scan hỗ trợ hình thành quy trình số hóa liền mạch, giảm thao tác thủ công và nâng cao khả năng khai thác thông tin từ tài liệu sau số hóa.
TC Scan – Tối ưu quy trình xử lý và quản lý hồ sơ
TC Scan được phát triển nhằm giải quyết những khó khăn phổ biến trong quá trình số hóa tài liệu tại doanh nghiệp và tổ chức, đặc biệt là tình trạng xử lý hồ sơ thủ công mất nhiều thời gian, tốn nhân lực và dễ phát sinh sai sót.
Các tính năng nổi bật của TC Scan bao gồm:
- Tự động nhận diện và trích xuất dữ liệu: Ứng dụng AI và công nghệ OCR để nhận diện, bóc tách thông tin từ văn bản in và chữ viết tay tiếng Việt.
- Tự động đặt tên tệp: Sử dụng dữ liệu được trích xuất để tạo tên tệp theo quy tắc thống nhất, hỗ trợ tìm kiếm và tra cứu thuận tiện.
- Lưu trữ hồ sơ có cấu trúc: Tự động sắp xếp tài liệu theo bộ hồ sơ hoặc nhóm tài liệu, hạn chế tình trạng lưu nhầm và thất lạc dữ liệu.
- Cấu hình quy trình linh hoạt: Cho phép thiết lập sẵn đường dẫn lưu trữ, trường dữ liệu OCR và quy tắc đặt tên phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Xuất dữ liệu đa dạng: Hỗ trợ các định dạng PDF, Excel, Word và khả năng tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu hiện có.
- Hỗ trợ bảo mật dữ liệu nội bộ: Có thể triển khai trên máy tính hoặc hệ thống mạng nội bộ, phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu nhạy cảm của tổ chức.
Nhờ đó, TC Scan giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số có cấu trúc, hỗ trợ các đơn vị giảm khối lượng công việc lặp lại và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.
Máy quét RICOH – Nền tảng cho quy trình số hóa chuyên nghiệp
Các dòng máy quét tài liệu RICOH mang đến nền tảng phần cứng phục vụ nhu cầu số hóa tài liệu trong nhiều môi trường làm việc khác nhau, từ văn phòng doanh nghiệp đến các đơn vị xử lý hồ sơ với khối lượng lớn.
Việc kết hợp thiết bị quét với phần mềm TC Scan giúp liên kết quá trình thu nhận hình ảnh tài liệu với các bước nhận diện, trích xuất dữ liệu và lưu trữ điện tử. Qua đó, tổ chức có thể từng bước chuẩn hóa quy trình số hóa, nâng cao tính nhất quán của dữ liệu và hỗ trợ khai thác thông tin hiệu quả hơn.
Tùy theo đặc thù nghiệp vụ, số lượng tài liệu và yêu cầu tích hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn cấu hình thiết bị và phần mềm phù hợp với hệ thống vận hành hiện có.
Hướng tới hệ sinh thái số hóa hiệu quả và bền vững
Sự kết hợp giữa năng lực phát triển giải pháp số của TC Group và công nghệ máy quét tài liệu RICOH do PFU phát triển mở ra thêm lựa chọn cho doanh nghiệp và tổ chức trong hành trình chuyển đổi số.
Không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp điện tử, giải pháp hướng đến tự động hóa các bước xử lý sau quét, chuẩn hóa dữ liệu và cải thiện khả năng khai thác thông tin. Đây là nền tảng quan trọng để các tổ chức từng bước nâng cao năng suất, tối ưu nguồn lực và xây dựng quy trình vận hành hiện đại.
TC Group đồng hành cùng doanh nghiệp và các tổ chức trên hành trình chuyển đổi số, cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế, hướng tới hoạt động quản lý tài liệu hiệu quả, an toàn và bền vững.