Số hóa tài liệu là giải pháp số hoá dữ liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành cách dữ liệu có thể sử dụng và lưu trữ, tìm kiếm online. Để hiểu hơn về phương pháp này hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây.
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
Những lợi ích khi doanh nghiệp số hóa tài liệu
Thực hiện số hóa tài liệu là công việc không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Có hàng ngàn những lý do thôi thúc một cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn số hóa tài liệu. Nhìn chung số hóa tài liệu sẽ giúp:
- Giảm thiểu không gian, diện tích, tài nguyên khi lưu trữ tài liệu dưới dạng truyền thống
- Lưu trữ tài liệu an toàn, dễ tìm kiếm trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao hơn so với lưu trữ truyền thống.
- Hạn chế tối đa nguy cơ tài liệu bị mất hoặc thất lạc
- Giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn. Bởi số hóa tài liệu chia sẻ tài liệu dễ dàng qua các kênh online từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc của đội ngũ nhân sự
- Góp phần giảm lượng giấy vào môi trường, bảo vệ môi trường sống
Một số tài liệu doanh nghiệp nên số hóa như:
- Thư từ chính thức
- Giấy tờ tài chính
- Hợp đồng thỏa thuận
- Hồ sơ bệnh án
- Hồ sơ nhân sự
- Hóa đơn và biên lai
- Bản đồ khảo sát
Hãy bắt đầu từ những tài liệu quan trọng đến không quan trọng để có thể phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị.
Công ty cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín, chuyên nghiệp
Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định số hóa tài liệu, doanh nghiệp phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn như mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu cũng không hề nhỏ.
Vậy nên để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn bảo mật dữ liệu tuyệt đối rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ scan tài liệu của Software.
>> Xem thêm: Địa chỉ cho thuê máy scan chuyên nghiệp, giá rẻ hàng đầu Việt Nam
Software cam kết mang đến dịch vụ chuyển đổi số các dạng tài liệu truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, với nhiều định dạng khác nhau thành dạng thông tin điện tử, giúp tạo lập nên những cơ sở dữ liệu. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
